桌面上的數位檔案：最好避免

shihab447

將數位檔案保存到桌面對許多用戶來說很方便。然而，主要作業系統（例如Windows和MacOS ）的技術人員不建議這種做法。兩者都提供了對文件進行分組並將其組織到資料夾中的實用方法，但許多用戶在個人組織方面遇到困難。這種習慣的加劇因素是當它是公司電腦時，其中文件構成業務流程的一部分並與不同部門相關，在這種情況下，必須遵循正確的位置指示。

了解風險
作業系統會定期發布可恢復系統的更新。發生這種情況時，保存在資料夾中的檔案會受到保護，但桌面預設不會保護它們。在這些情況下，遺失文件的風險很高。

當電腦啟動時，它應該顯示第一個螢幕，其中包含日常使用的 希臘 電話號碼 主要應用程式和資料夾的捷徑。例如，網頁瀏覽器、文字和圖像編輯器以及「我的文件」。該捷徑與直接儲存到該位置的檔案不同，通常標有向上的小對角線箭頭。是的，這些可以包含 在桌面上，以方便存取。但是，充滿圖示的桌面在電腦啟動過程中載入速度可能會更慢。這是不在電腦的第一個畫面上儲存檔案的另一個原因。

查閱主畫面上保存的數位檔案的便利性就像一把雙面刃，因為它也存在隱私風險。例如，在可能發生電腦入侵的情況下，這些是最明顯的文件。只需再單擊一兩次，您就可以像直接將文件保存到桌面一樣方便地下載文件，從而 避免這種網路安全風險。

新的、有遠見的科技公司以前採用家庭辦公室模式，但現在，它已成為大多數公司的規則。

投資電子和數位文件的組織
我們知道，文件源自並反映工作流程，並且由於員工遠離公司的實體空間以及與其交換資訊的其他員工，因此受到數位環境提供的漏洞影響的機會增加。



系統或公司網路缺乏結構化和標準化可能會導致多種風險。如：駭客攻擊、文件容易遺失、員工未經授權的存取或刪除、使用過時版本的文件、員工筆記本的作業系統與公司係統和軟體不相容、遠端操作困難和不穩定等。使用權。這些挑戰導致桌面和高清的廣泛使用。但沒有考慮到這些文件是公司的財產，必須保留在公司環境中。

公司必須投資於優先考慮安全和存取等主題的組織和文件管理策略，以及實施滿足品質要求並擁有可靠儲存庫的專業 GED/ECM 系統。

實施分類法，即採用與您公司採用的業務模式一致的電子和數位文件分類計劃，可以將文件連結到生成它們的流程，並控制誰將訪問它們。